Jak využít Fotivo naplno: od poptávky po fakturu

Fotivo za vás hlídá obchodní stránku focení — ale nejvíc vám dá, když mu na začátku věnujete deset minut. Tenhle průvodce je přesně o nich: co nastavit hned po registraci a jak pak vypadá celá zakázka od poptávky po zaplacenou fakturu.

Prvních deset minut

1. Doplňte fakturační údaje a číslo účtu

V Nastavení vyplňte jméno, IČO, sídlo a číslo účtu. Z účtu Fotivo samo odvodí IBAN a začne generovat QR platby; údaje se propíší do smluv i faktur, takže je vyplňujete jednou. Pokud jste plátce DPH, zaškrtněte to — faktury pak počítají daň za vás.

2. Sestavte balíčky

V Balíčcích si připravte, co nabízíte: název, co je v ceně, cena. Z balíčku pak uděláte nabídku pro klienta na dvě kliknutí — a nemusíte ceny vypisovat pokaždé znovu do zprávy.

3. Nasaďte poptávkový formulář

Váš poptávkový formulář běží na vlastní adrese — najdete ji v Nastavení, i s kódem pro vložení přímo do webu. Odkaz patří do bia na Instagramu a do automatické odpovědi, když nestíháte. Každá vyplněná poptávka přistane rovnou na nástěnce jako nová zakázka, se jménem, kontaktem, termínem i typem focení. Proč formulář porazí DM, rozebíráme v průvodci jak získat víc poptávek.

Projděte si ukázkovou zakázku

Po registraci na vás na nástěnce čeká ukázková zakázka. Otevřete ji — uvidíte, jak vypadá nabídka, smlouva, platby i časová osa, která si pamatuje každý krok. Nejrychlejší způsob, jak Fotivo pochopit, je proklikat ji.

Celá zakázka krok za krokem

Nástěnka vede každou zakázku fázemi: poptávka → nabídka → smlouva → záloha → focení → předání → fakturace → hotovo. Většinu posunů udělá Fotivo samo podle toho, co se v zakázce stane.

1. Nabídka. Sestavte ji z balíčků a pošlete. Klient ji přijme online — a vy to hned vidíte na nástěnce.
2. Smlouva. Vyberte šablonu (svatba, portrét, rodinné focení — nebo vlastní), detaily zakázky se doplní samy. Klient podepíše elektronicky, klidně z mobilu; Fotivo uloží čas i IP adresu podpisu. Co ve smlouvě nesmí chybět, najdete v průvodci smlouva o focení.
3. Záloha. Vystavte výzvu k platbě — variabilní symbol se vygeneruje sám a klient zaplatí naskenováním QR kódu. Po připsání platbu potvrdíte a zakázka se posune na focení.
4. Dotazník. Před focením pošlete klientovi dotazník: harmonogram, kontakty, přání. Odpovědi máte u zakázky, ne v pěti vláknech chatu.
5. Předání. Vložte odkaz na hotovou galerii — klient ji najde na stejném místě jako všechno ostatní.
6. Faktura. Jedno kliknutí — se všemi náležitostmi pro plátce i neplátce DPH, souvislou číselnou řadou a QR platbou. Tisk nebo PDF rovnou z prohlížeče.

Jeden odkaz, který klientovi stačí

Každá zakázka má klientský portál: jeden odkaz, na kterém klient přijme nabídku, podepíše smlouvu, zaplatí zálohu, vyplní dotazník a najde galerii. Žádná registrace, žádná hesla — pošlete odkaz a je to.

Tipy navíc

• Termíny v kalendáři. V Nastavení najdete adresu kalendáře, kterou si přidáte do Googlu nebo Apple kalendáře — termíny focení se vám synchronizují samy.
• Vlastní šablony. Smlouvy i faktury si můžete upravit k obrazu svému v Šablonách — nové zakázky pak jedou podle vašich textů.
• Fotíte ve dvou? Tarif Studio umí pozvat druhého fotografa do společného účtu (Nastavení → Tým).
• Doporučte Fotivo. Za každého fotografa, který se přes váš odkaz předplatí, máte měsíc zdarma — až pětkrát (Nastavení → Doporučte Fotivo).

Checklist na první týden

1. Fakturační údaje a číslo účtu vyplněné.
2. Alespoň jeden balíček vytvořený.
3. Odkaz na poptávkový formulář v biu a na webu.
4. Ukázková zakázka prokliknutá.
5. První ostrá zakázka založená — klidně tu, kterou právě řešíte v chatu.

A kdyby cokoli nebylo jasné, napište nám — stačí odpovědět na kterýkoli e-mail od Fotivo. Čteme všechno.